العمل في زمن كورونا.. دليلك الشامل لإدارة أعمالك من المنزل

لقد أدى تفشي الفيروس التاجي (Covid-19) إلى تعطيل الإقتصاد الصيني أولاً، وها هو بعد إنتشاره عالمياً يؤدي لشلل عملي لم يشهده العالم من قبل، ومن المحتمل أن التأثير الإقتصادي العالمي يتزايد، وذلك لعدم وجود علاج جذري للجائحة مما يُصعب مهمة وضع سياسة استجابة مناسبة لسياسة الإقتصاد الكلي. فهل ستُغلق الشركات أبوابها منتظرةً نهاية الجائحة التي لا علاج لها إلى الآن ما يؤدي لخسارات إقتصادية أكبر على المستويين الخاص والحكومي؟ أم تواصل العمل بالاستفادة من التكنولوجيا التي وصلنا إليها حتى اليوم ومن خدمات الأجهزة التي تملأ كل مكان والإنترنت الذي لم يدع بيتاً لموظف ولم يدخله!

فهل ستُغلق الشركات أبوابها منتظرةً نهاية الجائحة التي لا علاج لها إلى الآن ما يؤدي لخسارات إقتصادية أكبر على المستويين الخاص والحكومي؟ أم تواصل العمل بالاستفادة من التكنولوجيا التي وصلنا إليها حتى اليوم ومن خدمات الأجهزة التي تملأ كل مكان والإنترنت الذي لم يدع بيتاً لموظف ولم يدخله!

كما نعلم توجد أسس لا بد من ممارستها في الأعمال اليومية بشكل فيزيائي، فكيف يمكننا تجاوزها بالعمل عن بعد؟

قدمت أكاديمية عمران بالتعاون مع GoSocial Digital Skills هذا الدليل الذي يُعرفكم بطرق العمل عن بعد في زمن كورونا، وكيفيات إدارة أعمالك، كما تجد إجابات عن الكثير من الأسئلة محورها: كيف نتخطى الأسس التي لابد منها في العمل الفيزيائي؟ و يتضمن الجواب خمسة أسس وهي:

1- التواصل

ينقسم إلى التواصل الداخلي والذي يتم بين فريق العمل للتنسيق من أجل أداء المهام، حيث يمكن لصاحب العمل أن يراقب ما يدور بين الموظفين في نفس الوقت، إذ أن أي ضعف في التواصل عند أداء المهام يؤدي إلى نقص أو خطأ في أداء المهمة.

هل توجد أداة تمكننا من تقسيم العملاء وفقاً لأعمالهم إلى فرق عمل؟ من أجل أن نتمكن من التواصل مع كل فريق على حدا!

الصنف الثاني من التواصل يتمثل في الإجتماعات بين فريق العمل والزبائن أو الإدارة ، وهي لا تقل أهمية عن التواصل الداخلي في أداء المهام .

فما هي الأداة التي تساهم في رفع احتمالية حضور الاجتماعات من أي مكان سواء بالهاتف أو الكمبيوتر؟ وكيف نجعل اجتماعاتنا أكثر جودة وكفاءةً وإنتاجية؟

2- مراقبة ومتابعة الموظفين

في العمل التقليدي توجد أدوات تساعد على تتبع ومراقبة عمل الموظف ومعرفة أوقات دوامه مثل جهاز تتبع الدوام مثلاً، الذي يختم عليه الموظف وقت قدومه وخروجه من الوظيفة.

في المنزل تختفي كل هذه الآليات، فما البديل الذي يمكننا من مراقبة الموظف بشكل ممتاز و تتيح لنا معرفة إنتاجيته؟

3- إدارة المهام

أن تكون المهام الخاصة بكل فريق واضحة بكافة التفاصيل، فبالرغم من وجود قناة للتواصل المباشر لا نريد أن تكون القناة للسؤال عن ماهية هذه المهام بل أن ندير كل فريق على حدا و كل زبون على حدا وصولاً إلى أداء كل مهمة صغيرة بتفاصيلها الكاملة.

4- إدارة الملفات والمستندات مع الحفاظ على سريتها

إن كان لكل موظف كم خاص من المستندات والملفات الخاصة بالمؤسسة يعمل عليها، فإننا نجد أنفسنا أمام كم هائل من المستندات، تقع المسؤولية حينها ما إن كانت السرية في المستوى المناسب؟ وهل سيصل إليها كل من يحتاجها، وكيف يمكن أن نحميها من التلف والضياع؟!